А теперь, мои дорогие читатели, я расскажу вам секрет планирования времени. Того самого Тайм-менеджмента, о котором столько говорят, пишут и даже защищают диссертации. Это мой личный секрет и я рассказываю вам его исключительно по дружбе. Вы же мой читатель, а значит далеко не случайный человек. К тому времени, когда вы дочитаете этот текст до конца, вы узнаете как можно успевать гораздо больше, забывать гораздо меньше и достигать гораздо более значительных целей. Но только, уговор: читать не через строчку, а внимательно и по возможности не спеша. Иначе у нас ничего не получится :). Могу поспорить, что вы будете удивлены и, возможно, шокированы тем, что прочитаете, но я не хотел бы зарывать в землю опыт и результат личного поиска оптимального инструмента для планирования. Готовы? Тогда - поехали!
Глава первая, для прочтения необязательная
Я - лентяй. Да-да. Вы не ошиблись. Здесь действительно так и написано: "Я - ЛЕНТЯЙ". Или лучше вот так: " Я - Л Е Н Т Я Й ".
Мне лень было ходить на работу, поэтому 2000 году я ушел в свободный полет. Лень было исполнять чужие распоряжения, реализовывать чужие идеи, слушать бесконечные "правильные" речи на совещаниях, писать кучу никому не нужных бумаг... Мне было лень все это делать и я ушел.
Причем ушел после того, как получил предложение о повышении. Но мне было лень заниматься рутиной, которую предполагала новая должность. Мне и так уже осточертели все эти бумажки, совещания, склоки. А тут еще пришлось бы сидеть в президиуме и поддакивать руководству из страха потерять кресло! Нет уж, увольте!
Некоторые "друзья" поговаривали, что я быстро нагуляюсь, "нахлебаюсь" свободы и приползу проситься обратно. Но время прошло немалое, а я все как-то "не ползу" :). Да и ползти-то уже некуда. Конторка закрылась.
Теперь я могу делать что хочу, просыпаться во сколько хочу, ложиться спать по настроению, проводить время с семьей не только по вечерам и в выходные, ездить в отпуск тогда, когда все работают, а цены на курортах просто нереально смехотворны... Это фантастическая жизнь!
Но вот что самое удивительное: все почему-то считают меня махровым трудоголиком (Людмила Петровна! Это написано специально для Вас :)), который ухитряется ВСЕ успевать! Некоторые даже спрашивают, сколько часов в моих сутках :)
Как я все успеваю?
Да, кое что действительно удается. Но это вовсе не означает, что я работаю круглосуточно. Хочу показать вам свои инструменты для планирования работы. Специфика ее состоит в том, что одновременно приходится действовать в совершенно разных направлениях. Это создание ПО для сенсорных киосков, виртуальные туры, предметная фотосъемка, создание и раскрутка сайтов и, словом, без работы не сижу.
Никак не решу, что для меня лучше. По идее, разумнее было бы бросить все и заниматься чем-то одним, но... знаете про дюжину яиц, которые положили в одну корзину. А тут все-таки телегу тянут несколько лошадей. Даже если одна сойдет с дистанции - остальные вытянут. Поэтому и приходится заботиться о каждом направлении деятельности. Как же удается не разорваться на части?
Как все успевать и ничего не забывать
Главное - все спланировать, а потом следовать плану. Вам знакома эта идея? Если нет, то стоит обратить на нее самое пристальное внимание. Она очень дельная!
Представляю вам набор инструментов для планирования. Они, эти инструменты, практически ничего не стоят по сравнению с красивыми кожаными органайзерами или электронными устройствами. За всю свою карьеру я перепробовал множество вариантов и остановился вот на чем:
Вы удивлены? Я так и знал. Но я вас понимаю. Это несколько неожиданный набор - никаких компьютерных программ, никаких модных электронных органайзеров. Просто два блокнота, карандаш, часы, блок стикеров и таймер. Причем таймеров у меня аж три штуки, просто не стал загромождать ими все изображение. Одно время практиковал песочные часы, но потом купил таймеры - они в отличие от песочных собратьев сообщают, что время вышло.
Вот этим набором я и пользуюсь, чтобы все успевать и ничего не забывать. Еще у меня есть листы с целями на разные промежутки времени (позвольте мне не показывать их здесь), и лист с активными проектами (каждый на своей планшетке) - чтобы не забывать время от времени всем им уделять внимание.
Еще есть одна хорошая вещь - настенный планнинг. Таким пользуется мой коллега - известный маркетолог
Сейчас давайте разберемся, что для чего используется в моем джентльменском наборе.
Большой блокнот - для планирования дел на неделю:
Уж не серчайте, дела пишу по-английски. Зря что ли я его долбил в течение пяти лет :). Страница с очередной неделей начинает заполняться заблаговременно. Просто иногда заранее известно, что на следующей неделе надо сделать то-то и то-то. Значит - переворачиваем страничку, а то и две-три, и пишем дела на будущее.
Чтобы план на неделю был более полным надо посмотреть в список активных проектов (его можно держать в этом же блокноте или на планшетках) и решить, какие из долгоиграющих проектов нуждаются во внимании. Так мы не забрасываем проекты и потихоньку, шаг за шагом, подталкиваем их к финишу.
Гениальный Генри Форд в свое время придумал конвейер. Затем в разных модификациях его начали применять не только для производства, но и для решения обычных задач. Если каждую неделю понемногу работать с каждым проектом, то рано или поздно все они будут выполнены. Это гораздо лучше, чем забросить их в долгий ящик, а потом впадать в депрессию из-за того, что ими не занимаешься.
Как видите, ничего сложного. Блокнот стоит сущие копейки, зато он постоянно перед глазами и в конце года вы будете иметь исчерпывающий материал для размышлений, или отчетов. Вы ведь подводите итоги года?
Второй блокнот - дела на день:
Сюда попадают дела из большого блокнота и те, которые возникают в течение дня. Это мелочи, которые занести в большой "недельный" блокнот как-то не поднимается рука. Зато записав, вы уже точно не обойдете ни одно из них своим вниманием. Так решается задача - как ничего не забывать. Правда есть одна сложность - надо не лениться записывать в блокнот все эти мелочи.
Например, получил по почте письмо, на которое надо ответить. Но сейчас надо "убегать" - отвечать некогда. Пишем дело в маленький блокнот. А то ведь забудем. Безусловно это занимает несколько секунд, но со временем такие записи войдут в привычку. Зато вы ничего не будете забывать. Зачем засорять память шелухой, если есть блокнот?
Таймер
Эта штука требуется постоянно. Пример: я работаю дома, а жена с ребенком пошли гулять в парк. Мне даются два задания - через 15 минут выключить суп и через 20 минут закрыть окно в спальне. Вместо того, чтобы просто сказать "ага" и через пару часов объясняться по поводу подгоревшего на плите супа, я беру первый таймер, завожу на 15 минут и отношу на кухню. Второй с двадцатиминутным "зарядом" ставлю в спальне.
Вот и все! Правда, просто? Можно даже не носить их по квартире, а оставить на рабочем столе. Все равно когда они зазвенят, вы вспомните по какому поводу это произошло.
Или еще один пример. Бывало ли с вами так: вас попросили перезвонить через 20 минут, а вы забыли и позвонили когда человек на том конце провода уже снова занят. Неприятная ситуация. А бывает и того хуже - вы "закрутились" и вообще забыли позвонить. Спохватились только вечером, когда пора идти домой. Бывало?
А на что нам величайшее изобретения человечества - таймер со звонком? Завести его на определенное количество минут проще простого. Этим он выгодно отличается от своего собрата в мобильном телефоне. Ведь телефон надо включить, запустить программу, потом долго тыкать в экран, устанавливая количество минут. Куда проще просто повернуть одну единственную ручку.
Правда, у кухонного таймера ограничение - 1 час. Но потом можно завести его еще раз. Главное - вы не забудете позвонить, или сделать что-то другое точно в срок.
Так можно освободить свой мозг от необходимости постоянно следить за временем. Завел таймер и работай спокойно. Он напомнит!
А если дел совсем много, можно заводить несколько таймеров и под каждый подложить стикер с надписью - что надо сделать когда прозвенит звонок.
В особо тяжелых случаях, когда событие ожидается в отдаленном будущем, можно записать его в планировщик телефона или компьютера. Технологии тоже не исключаются. Все должно работать в гармонии без пафоса и перегибов.
Ну, вот, собственно, и все, если не вдаваться в подробности. Возможно вы удивлены и даже раздосадованы. Наверное вы ожидали увидеть суперметодику планирования, систему тайм менеджмента, таинственную и суперэффективную.
На самом деле - в любом случае, чем бы вы ни пользовались, выполнять запланированное придется именно вам. Никакая система за вас ничего делать не будет. Ее цель - сделать так, чтобы вы имели перед глазами списки, которые не дадут забыть и слышали звонки таймеров, чтобы делать все во время. А вот выгонять себя пинками из зоны комфорта - это уж ваше дело.
Попробуйте! Купите два блокнота и хотя бы один таймер. Это недорого, но очень эффективно. Главное - привыкнуть все записывать. Безусловно это требует времени, зато вы будете успевать еще больше, чем успеваете сейчас, а забывать гораздо реже.
Желаю вам удачи в претворении планов!
